10 Tipps & Tricks für ansprechendere Handbücher

Willkommen zu unserem Leitfaden für aufmerksamkeitsstarke Anleitungen!
Egal, ob Sie neu in der Erstellung digitaler Arbeitsanweisungen sind oder bereits Erfahrung mitbringen – ansprechende und lesenswerte digitale Anleitungen zu erstellen, bringt einige Herausforderungen mit sich.
Von der Balance zwischen technischer Sprache und Verständlichkeit über das Halten der Aufmerksamkeit bis hin zum Eingehen auf unterschiedliche Nutzerbedürfnisse: All das kann schnell überfordernd wirken.

Basierend auf unserer jahrelangen Branchenerfahrung teilen wir hier Tipps, wie Sie diese Herausforderungen meistern und dafür sorgen, dass Ihre digitalen Anleitungen nicht nur informativ, sondern auch interessant sind.
Los geht’s – entdecken Sie, wie Ihr Content wirklich heraussticht!

1) Beginnen Sie mit einer Frage

Gute Anleitungen bieten praktische Hilfe und lösen echte Probleme. Deshalb ist es wichtig, mit den Fragen der Nutzer*innen zu beginnen.
Den Schmerzpunkt zu verstehen, ist der erste Schritt zur Lösung.
Führen Sie Interviews mit Endnutzer*innen und finden Sie heraus, was sie wirklich wissen wollen. Zum Beispiel:

• Wie scanne ich ein Dokument?

• Wie kann ich ein Teil dieser Maschine austauschen?

• Wie fülle ich den Wasserbehälter der Kaffeemaschine auf?

• Wie verbinde ich mich mit dem lokalen WLAN-Netzwerk?

2) Strukturieren Sie die Anleitung

Zerlegen Sie den gesamten Vorgang in klare, überschaubare Schritte.
Jeder Schritt sollte eine einzelne Aktion oder Aufgabe darstellen, die die Nutzer*innen ihrem Ziel näherbringt.
Vermeiden Sie es, mehrere Handlungen in einem Schritt zu bündeln, da dies zu Verwirrung führen kann und überfordert.

3) Ein klarer Titel

Beginnen Sie mit einem kurzen, prägnanten Titel, der genau beschreibt, worum es in der digitalen Anleitung geht.
Dies kann durch eine kurze Beschreibung oder Untertitel ergänzt werden.
Denken Sie dabei an die Suchbegriffe, die Ihre Nutzer*innen wahrscheinlich eingeben würden, um Ihre Anleitung zu finden.

Profi-Tipp 💡: Verwenden Sie unterschiedliche Formatierungen (H1, H2, H3 …), um Titel und Untertitel optisch klar voneinander zu unterscheiden.

4) Benötigte Ausrüstung angeben

Wenn Sie das benötigte Equipment im Vorfeld nennen, sind die Nutzerinnen von Anfang an gut vorbereitet.
Zudem hilft es, wenn Sie die geschätzte Dauer des gesamten Prozesses angeben – so vermeiden Sie, dass Nutzerinnen abbrechen müssen, weil ihnen die Zeit ausgeht.

Beispiel:

Ein Video, in dem jemand auf einen Schalter zeigt und ihn in die richtige Position bringt, dauert 5 Sekunden in der Erstellung.
Dieselbe Anweisung mit Fotos zu vermitteln, dauert deutlich länger – jedes Bild muss hervorgehoben, bearbeitet und beschrieben werden.
Außerdem besteht das Risiko, dass Fotos nicht für alle so eindeutig sind wie ein kurzes Video.
Testen Sie es selbst.

Profi-Tipps 💡:

• Machen Sie kurze Clips, maximal 20 Sekunden

• Filmen Sie im Querformat, nicht hochkant – mit der Aktion im Mittelpunkt

• Wählen Sie einen Winkel, bei dem Vorderseite, Oberseite und Seite des Objekts gleichzeitig sichtbar sind

• Beginnen Sie mit dem Filmen kurz bevor die Hände ins Bild kommen und beenden Sie es kurz nachdem sie verschwinden

6) Menschen reagieren auf Menschen

Wenn Sie mit einer Person im Bild („Darsteller*in“) arbeiten, achten Sie darauf, dass diese nicht den Blick auf die Handlung blockiert.
Lassen Sie die Handlung langsam und nachvollziehbar ausführen.

Um Datenschutzvorgaben (wie DSGVO) einzuhalten, sollten Sie:

• auffälligen Schmuck entfernen

• möglichst keine Gesichter filmen

So kann die Anleitung auch weiterverwendet werden, wenn die betreffende Person nicht mehr im Unternehmen ist.

Profi-Tipp 💡:
Wenn Sie mit einer Person filmen, zählen Sie laut von 3 bis 1 – und drücken Sie bei „2“ auf Aufnahme.

7) Verwenden Sie einfache Sprache

Machen Sie keine Annahmen über das Vorwissen Ihrer Zielgruppe.
Wenn Sie technische Begriffe oder Abkürzungen verwenden, erklären Sie diese.
Vermeiden Sie umgangssprachliche Begriffe oder Jargon.

Wenn ein Satz das Wort „und“ enthält, prüfen Sie, ob zwei getrennte Schritte sinnvoller wären.
Seien Sie so konkret wie möglich.

Beispiel:
Statt: „die Einstellung optimieren“
Besser: „Stellen Sie den Regler auf 4 ein – dies entspricht dem optimalen Wert für Temperatur X.“

Statt: „Prüfen Sie, ob das Ventil richtig montiert ist“
Besser: „Prüfen Sie, ob das Ventil mit dem Dreiecks-Symbol nach links zeigt und ob sich keine Luft zwischen Ventil und Öffnung befindet.“

In Kombination mit einem Video kann diese Form der Beschreibung das Verständnis deutlich erhöhen.
Ein Video, das ein korrekt montiertes Ventil einem fehlerhaft montierten gegenüberstellt, ist ein starkes visuelles Hilfsmittel.

8) Jeder liebt ein GIF

Wenn es in Ihrem Unternehmen erlaubt ist, können GIFs oder Memes eine unterhaltsame Möglichkeit sein, um die Aufmerksamkeit der Nutzer*innen zu halten.
Solche Elemente erwarten viele nicht in einer Anleitung – genau deshalb wirken sie!

9) Wenn schon keine GIFs, dann zumindest Emojis 🚀

Wenn Ihr Unternehmen keine GIFs oder Memes einsetzen möchte, können Sie dennoch die Nutzerbindung steigern, indem Sie Emojis in Ihre Inhalte integrieren.
Emojis sind eine einfache, unterhaltsame und wirkungsvolle Möglichkeit, Emotionen zu vermitteln und Ihrer Kommunikation eine persönliche Note zu verleihen.

Wenn Ihr Unternehmen eigene Emoticons oder Icons verwendet, sollten Sie diese gezielt einsetzen.
Individuelle visuelle Elemente stärken Ihre Markenidentität und schaffen ein einprägsames Nutzererlebnis.

10) Denken Sie an verschiedene Sprachen

In einem vielfältigen Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeitende unterschiedliche Sprachen sprechen, ist es entscheidend, diese Vielfalt von Anfang an bei der Inhaltserstellung zu berücksichtigen.
Identifizieren Sie den Übersetzungsbedarf frühzeitig. So stellen Sie sicher, dass sich alle einbezogen fühlen – unabhängig von ihrer sprachlichen Herkunft.

Das ermöglicht es jedem, die benötigten Informationen zu verstehen, was wiederum Effizienz und Sicherheit erhöht.
Automatische KI-Übersetzungstools können diesen Prozess deutlich vereinfachen und helfen, effektive Kommunikation in diversen Teams sicherzustellen.

Fazit

Digitale Arbeitsanweisungen und Handbücher so zu gestalten, dass sie gerne gelesen werden – das ist machbar.
Wenn Sie diese zehn Tipps befolgen, gelingt es Ihnen, Inhalte zu erstellen, die verständlich, ansprechend und nützlich sind.

Denken Sie daran:

• Schreiben Sie klar und einfach

• Bevorzugen Sie Videos statt Bilder

• Stellen Sie Ihre Nutzer*innen in den Mittelpunkt

Mit etwas Übung werden Sie schon bald Anleitungen erstellen, die alle gerne verwenden – und die im Arbeitsalltag wirklich helfen.

Neugierig, wie das konkret aussieht?
Schauen Sie sich das folgende Beispielhandbuch an – dort werden alle Tipps in der Praxis angewendet!