Maak meer aantrekkelijke handleidingen met deze 10 tips

Welkom!  Met deze gids zetten we je graag op weg om aantrekkelijke handleidingen te maken. Of je nu een nieuwe of ervaren ontwerper bent, het maken van instructies of handleidingen die écht interessant zijn voor lezers blijft uitdagend. De balans houden tussen technische correct en algemeen  duidelijk, tussen  gebruikers geïnteresseerd houden en voldoen aan de behoeften van uiteenlopende profielen, het wil al eens tegenvallen…

Daarom delen we graag onze tips om deze uitdagingen tot een goed einde te brengen. Op basis van onze jarenlange ervaring in de sector zorgen we ervoor dat je handleidingen zowel informatief als boeiend zijn en blijven. Laten we meteen bekijken hoe we jouw handleidingen kunnen laten opvallen!

1) Begin met een vraag

Goede handleidingen bieden praktische richtlijnen over hoe dingen gedaan moeten worden en lossen echte behoeftes op. Daarom is het belangrijk om te beginnen met concrete gebruikersvragen.

Het identificeren van de pijn is de eerste stap in het oplossen van het probleem en zorgt meteen voor herkenbaarheid.
Interview je dus zeker je eindgebruikers en ontdek waar ze precies naar op zoek zijn. Ook al klinkt dat soms evident. Een paar voorbeelden:

• Hoe scan ik een document?
• Hoe kan ik een onderdeel van deze machine vervangen?
• Hoe vul ik de watercontainer van de koffiemachine?
• Hoe kan ik verbinding maken met het lokale wifi-netwerk?

2)  Probeer de handleiding duidelijk te  structureren

Begin met het opdelen van het proces in duidelijke, beheersbare stappen. Elke stap moet een enkele actie of taak vertegenwoordigen die gebruikers dichter bij hun doel brengt. Vermijd het samenvoegen van meerdere acties in één stap, omdat dit gebruikers kan overweldigen en verwarring kan veroorzaken. Hou het dus letterlijk “simpel”.

3) Een duidelijke titel

Begin met een korte, duidelijke titel die helder uitlegt waar de werkinstructie over zal gaan.  Gebruik gerust een korte beschrijving of ondertitels. Bedenk ook welke zoektermen iemand zou kunnen gebruiken om je werkinstructie te vinden.

Pro tip 💡: Gebruik verschillende formaten om onderscheid te maken tussen titels en ondertitels in het hele document (H1, H2, H3, …), wees consequent.

4) Identificeer de benodigde apparatuur en materialen

Het oplijsten van de benodigde apparatuur en materialen zorgt ervoor dat gebruikers meteen voorbereid zijn op succes. Vermeld ook de geschatte duur van het hele proces, zo voorkom je dat gebruikers beginnen en er vervolgens pas achter komen dat ze het proces niet in één keer kunnen voltooien.

Bijvoorbeeld: een video van iemand die eerst naar een schakelaar op een paneel wijst en vervolgens de schakelaar in de juiste stand zet, duurt 5 seconden om te maken. Dezelfde instructie in foto’s duurt veel langer. Elke foto uitlichten, bewerken en de overgang ertussen beschrijven… brengt al snel het risico met zich mee dat het niet voor iedereen even duidelijk is. Probeer het verschil gerust eens uit.

Pro tips 💡:

• Maak korte clips, maximaal 20 seconden
• Hou je smartphone bij het flmen horizontaal, liggend dus, niet verticaal en hou de actie in het midden van het beeld.
• Neem de actie op vanuit een hoek: film & maak foto’s op zo’n manier dat de voorkant, bovenkant en zijkant van het onderwerp tegelijkertijd zichtbaar zijn. Dit geeft de kijker een beter perspectief.
• Begin met filmen een moment voordat de handen verschijnen en stop een moment nadat de handen verdwijnen.

6) Mensen reageren op mensen

Als je met een ‘acteur’ werkt, voorkom dan dat de acteur het beeld van de handeling blokkeert. Laat hem of haar de actie langzaam uitvoeren zodat het makkelijk te volgen is.

Om te voldoen aan de GDPR, zorg er dan voor dat je alle opvallende sieraden verwijdert en film nooit iemands gezicht. Dit zorgt er ook voor dat handleidingen in omloop mogen blijven, mocht die persoon niet meer bij je bedrijf werken.

Pro tip 💡: Als je met een ‘acteur’ filmt, tel dan hardop terug van 3 naar 1 en druk op de opnameknop bij “2”.

7) Schrijf in eenvoudige taal

Ga niet uit van de kennis van je publiek. Geef definities van meer technische bewoordingen of afkortingen en vermijd jargon.

Als je zin het woord “en” bevat, overweeg dan om hem in twee stappen op te splitsen. Wees zeer specifiek in je instructies.

Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen “optimaliseer de instelling”, leg uit wat de optimale instelling inhoudt: hoe je het berekent en hoe je het instelt.

Zeg ook niet simpelweg “controleer of de klep correct is gemonteerd”. Geef in plaats daarvan details over het proces: “Controleer of het ventiel met de driehoekige markering naar links wijst en of er geen lucht tussen het ventiel en de opening zit.”

Deze manier van schrijven in combinatie met een duidelijke video zal het begrip versterken. In ons bovenstaande voorbeeld zou een video die een correct gemonteerde klep vergelijkt met een slecht gemonteerde klep een krachtig visueel voorbeeld zijn voor de gebruiker.

8) Iedereen houdt van een GIF

Als uw bedrijf het toestaat, is het gebruik van GIF’s of “memes” een geweldige manier om gebruikers betrokken te houden. Het is iets wat ze niet meteen verwachten in een handleiding of instructie.

Bijvoorbeeld: Arbo-instructie gericht op het correct tillen en dragen van zware voorwerpen

9) Als het geen GIF’s zijn, dan toch minstens emoji’s 🚀

Als je bedrijf liever geen GIF’s of “memes” gebruikt, kun je toch de betrokkenheid van gebruikers vergroten door emoji’s in je content te verwerken. Emoji’s zijn een leuke en effectieve manier om emoties over te brengen en een persoonlijke toets te geven aan je communicatie. Overweeg het gebruik van aangepaste emoticons of iconen die specifiek zijn voor je bedrijf, als die bestaan. Deze gepersonaliseerde elementen kunnen je merkidentiteit verder versterken en een meer memorabele ervaring creëren voor gebruikers.

10) Denk na over talen

Op een diverse werkplek waar werknemers verschillende talen spreken, is het cruciaal om vanaf het begin van het maken van content rekening te houden met deze diversiteit. Identificeer vertaalbehoeften al in een vroeg stadium. Dit zorgt ervoor dat iedereen, ongeacht zijn of haar taalachtergrond, zich betrokken voelt. Zo krijgen ze toegang tot de informatie die ze nodig hebben, wat de efficiëntie en veiligheid verhoogt. Automatische AI-vertaaltools kunnen bijzonder nuttig zijn om dit proces te stroomlijnen, tijd te besparen en effectieve communicatie tussen verschillende teams te vergemakkelijken.

Conclusie

Met deze tien tips is het maken van handleidingen die mensen met plezier lezen zeker haalbaar. Vergeet niet om duidelijk te schrijven, kies video boven afbeeldingen en denk na over wat de echte noden van de gebruikers zijn. Blijf oefenen en je zal snel goed worden in het maken van handleidingen die iedereen nuttig én gemakkelijk te begrijpen vindt.

Benieuwd hoe we je op deze reis kunnen helpen? Neem dan hieronder contact op met ons team! 👇